Fruto del trabajo de organización de los fondos y expresión de la misma, son los instrumentos de descripción que fueron publicados en 1992 con el título de “Guia-Inventario-Indice del Archivo Municipal de Cartaya”.
- Guía o Tabla del Archivo: En ella aparece reflejada la estructura que se le ha dado a los fondos municipales, divididos en Secciones, Subsecciones, Series y Subseries.
Dicha estructura se elaboró atendiendo a un sistema de clasificación Orgánico-Funcional, dividido en Secciones: Organos de Gobierno, Secretaría General, Intervención y Depositaría, creándose otras tres secciones que engloban el resto de la documentación: Elecciones, Escribanía y Documentación Ajena de la Administración Municipal (Esta última contiene aquellos documentos que no son generados por el Ayuntamiento: Eclesiástico, Protocolo Notarial, F.E.T. de las JONS., y Admón. De Loterías)
- Inventario.- Es el instrumento que describe el contenido de las unidades de instalación. Estas unidades están compuestas por 1525 legajos y 345 libros, que constituyen el fondo documental del Archivo Histórico.
En el Inventario aparece, en la parte superior y en mayúsculas, el nombre de la Subsección. En el margen izquierdo y a doble columna (legajo-libro) aparece la signatura de la unidad de instalación. A continuación, la Entrada Descriptiva y, finalmente, fechas extremas y clasificación. En los casos en los que determinados documentos sobresalen del contenido de la entrada general, bien porque sean legajos misceláneos o bien porque la documentación sea significativa, se utilizan entradas particulares, completando así la información de la entrada descriptiva.
El inventario está informatizado, y los usuarios e investigadores disponen de un ordenador para acceder al mismo.